Politique de confidentialité

Les entreprises du Groupe International SOS sont présentes dans plus de 70 pays. Nous nous assurons que toutes ces entreprises respectent ou honorent les normes légales et sectorielles en matière de protection des données afin de garantir la protection de vos informations personnelles y compris à l’étranger, tout en vous assistant dans le monde entier.

Dans cette déclaration, nous nous engageons à protéger votre vie privée. Nous décrivons également les informations que nous recueillons vous concernant et les raisons pour lesquelles nous les collectons, comment nous utilisons et protégeons ces informations. Nous expliquons quels choix s’offrent à vous, y compris comment accéder et mettre à jour vos informations ou pour toute requête de suppression de ces informations.

Ce que nous vous garantissons : 

  • Lorsque nous avons besoin de vos informations personnelles, nous en expliquons toujours le but et nous n'utiliserons pas vos informations à d'autres fins sans votre accord préalable.
  • Nous ne conservons pas vos informations personnelles plus longtemps que nécessaire dans le cadre de l'offre de nos services.
  • Vos données personnelles ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées.
  • Vous pouvez exiger de réviser ou mettre à jour les informations personnelles que nous détenons vous concernant.
  • Nous partageons uniquement des informations avec des tiers à des fins spécifiées dans la présente déclaration de confidentialité, pour des raisons exigées par la loi ou avec votre consentement préalable explicite.
  • Nous sélectionnons soigneusement nos partenaires et fournisseurs de services et mettons en œuvre des clauses contractuelles les obligeant à respecter les mêmes normes de protection des données et de confidentialité que celles que nous respectons nous-mêmes.
  • Nous surveillons activement les menaces externes et agissons rapidement et de manière transparente pour protéger votre vie privée.
  • Nous comprenons que le domaine de la technologie se développe rapidement, et surveillons et améliorons constamment les mesures que nous avons mises en œuvre pour protéger vos informations contre un accès non autorisé, une perte ou la divulgation accidentelle de celles-ci. 

Types de données personnelles

Les Informations personnelles identifiables (PII) ou données personnelles sont des informations qui peuvent être utilisées seules ou en combinaison avec d'autres informations, pour identifier, contacter ou localiser une seule personne, ou pour identifier un individu ou une personne physique dans son contexte. Les données personnelles ne comprennent pas les données anonymisées ou statistiques qui, en elles-mêmes, ne permettent pas de vous identifier en tant qu'individu. Les informations sensibles ou les Données Personnelles de Catégorie Spéciale que nous pouvons recueillir comprennent des informations sur les antécédents médicaux actuels ou précédents, l'orientation sexuelle ou la religion d'un individu.

Comment collectons-nous et utilisons-nous vos données personnelles ?

Afin de fournir nos services, nous avons généralement besoin de recueillir des renseignements personnels sur ceux que nous assistons. Il nous arrive également de pseudonymiser et d'anonymiser des données et de les utiliser à des fins d'analyse et de rapport statistiques, pour nous aider à améliorer nos services ou à des fins de recherche.


Nous recueillons des informations vous concernant lorsque vous achetez, utilisez ou bénéficiez des services ou produits d'International SOS. Nous collectons également vos données personnelles si vous postulez un poste chez nous.


Il se peut que nous ne recevions pas toujours vos renseignements personnels directement, mais via d'autres sources, telles que votre employeur ou vos proches, votre société d'assurance, d'autres sociétés d'assistance, des institutions financières, des fournisseurs de services médicaux ou des agences de voyages. 


SOLUTIONS DIGITALES POUR LA GESTION DES RISQUES EN VOYAGE

Si vous utilisez notre application TravelTracker, elle recueillera des données personnelles et des informations de voyage. Cela inclut l'adresse e-mail de l'appareil compatible avec l'application, votre organisation ou votre numéro de membre International SOS. L'application collecte également périodiquement les données d'utilisation. 

Cette information fait partie intégrante du fonctionnement de l'application, car nous devons savoir où vous vous situez pour vous protéger. L'application fournira des coordonnées de contact d'urgence locales, des alertes médicales et de sécurité personnalisées liées à votre emplacement ainsi que le suivi de vos déplacements afin que nous puissions vous aider dans les situations où vous pourriez être potentiellement en danger. Le suivi de localisation est une fonctionnalité intentionnelle et vous pouvez la désactiver à tout moment.

Nous travaillons avec des organisations tierces pour nous aider dans le traitement des données nécessaires à la fourniture de nos services (varie selon le client1)

 

[1] Les exceptions sont basées sur les besoins individuels des clients. TL Solutions (Rouyaume-Uni) est utilisé pour l'agrégation/transformation pour un petit nombre de clients en raison de restrictions techniques de leur part. La majorité des flux de données du GDS (système mondial de distribution) sont transformés par PASS Consulting. Certains clients de l'UE n'utilisent pas de système mondial de distribution (GDS), de sorte qu'il n'y a pas d'exigence de transformation/agrégation de la part d’ETL/PASS. Certains clients non européens préfèrent utiliser le serveur français et les données personnelles de certains clients européens sont hébergées sur notre serveur américain par accord individuel.

*Hébergement uniquement pour les clients de l'UE ou par accord individuel

**pour les clients utilisant la surveillance active

+lorsque les données sont hébergées par Orange en France

++lorsque les données sont hébergées par RackSpace aux États-Unis

LES SOLUTIONS MANAGER VIEW ET TRAVELTRACKER

Il se peut que vous ayez été désigné par votre organisation pour l’utilisation des solutions Manager View et TravelTracker. Afin de pouvoir identifier les utilisateurs, ces outils requièrent un accès à vos informations personnelles. Des informations telles que votre nom, votre fonction, votre adresse email et vos coordonnées. Ces informations font partie intégrante du fonctionnement des deux outils, car nous devons savoir qui vous êtes pour vous fournir le bon contenu.

Manager View et TravelTracker utilisent les cookies suivants, qu'ils soient d’International SOS ou d’une tierce partie, pour fournir des fonctionnalités essentielles, nous aider à mieux comprendre comment les applications sont utilisées et améliorer l'expérience des utilisateurs :

 

 

L’ASSISTANCE APP

Pour utiliser pleinement cette application et les services connexes tels que TravelTracker, vous serez invité à fournir vos informations personnelles. Vous trouverez une description détaillée de la manière dont vos informations personnelles seront gérées, de la manière dont International SOS protège vos informations et de vos droits à l'adresse https://www.internationalsos.com/privacy.

Les services mobiles comprennent les services fournis par les interfaces de programmation d'applications Google Maps/Google Earth. La politique de confidentialité de Google s'applique à ces services et peut être consultée sur le site http://www.google.com/policies/privacy.


Détails de connexion

Lorsque vous vous connectez pour la première fois à l'application, vous pouvez le faire de manière anonyme en saisissant uniquement votre numéro de membre. Si votre organisation a souscrit aux services de TravelTracker, il est important de saisir également votre adresse électronique afin que vos itinéraires de voyage soient connectés au profil de votre application, ce qui vous permettra d'accéder à toutes les fonctionnalités prévues à cet effet.


Enregistrement et recherche de localisation

Avant de commencer à utiliser l'application, il vous est demandé si vous souhaitez que l'application accède à votre géolocalisation. Votre consentement pour activer les services de localisation sur votre appareil mobile est nécessaire pour que l'application puisse afficher des alertes à votre géolocalisation actuelle et pour déterminer le centre d'assistance le plus proche. Les informations de localisation recueillies font partie intégrante du fonctionnement de l'application, car votre localisation est essentielle pour vous garantir que vous serez informé des informations pertinentes tout au long de vos voyages. L'application fournira les contacts à destination en cas d'urgence et des alertes médicales et de sécurité relatives à votre situation géographique.

Si votre organisation a souscrit aux options de localisation à un instant T et/ou de géolocalisation, vous pouvez également choisir d'envoyer votre localisation à votre organisation. Cela peut se faire soit manuellement via le bouton de localisation, soit automatiquement via le localisateur. Location Finder est une fonction optionnelle que vous pouvez activer ou désactiver à tout moment dans la page "Alertes et Localisations".

L'objectif de la fonction de localisation est de trouver votre position au nom de votre organisation uniquement dans le cas où vous seriez touché par un événement majeur pendant votre voyage. Votre position précise n'est pas activement suivie, et n'est trouvée et tracée qu'une seule fois au moment d'un incident dans le but de vous protéger pendant votre voyage.


Service de localisation des changements significatifs

L’assistance app d’International SOS recueille des informations à partir de votre appareil pour nous permettre de fournir un contenu et une assistance plus pertinents et d'améliorer nos produits et services. Cela comprend des analyses et des informations sur votre appareil, votre système d'exploitation, la version de l'application, l'utilisation de l'application et les rapports de panne.

De manière strictement limitée, votre localisation est également suivie au niveau du pays afin de vous envoyer des alertes et des informations pertinentes en fonction du pays où vous vous trouvez actuellement. Pour ce faire, l'assistance app exploite le service de localisation des changements significatifs de votre smartphone, qui offre une alternative plus conviviale pour les applications qui ont besoin de données de localisation sans nécessiter de mises à jour fréquentes ou la précision du GPS. Le service s'appuie sur des alternatives au GPS, telles que le Wi-Fi et les informations cellulaires, pour déterminer votre position approximative. Votre position précise n'est jamais activement suivie par International SOS ou votre organisation, et n'est enregistrée dans TravelTracker que si vous choisissez de vous enregistrer ou d'activer la fonction de recherche de localisation.


Accéder aux services d'assistance via le live chat

Si vous nous contactez par le biais du Live Chat, votre nom, votre numéro de téléphone et le nom de votre organisation (le cas échéant) seront affichés. Notre coordinateur vous demandera tout de même ces informations pour confirmer votre identité. Pour des informations détaillées, veuillez vous référer à la section Assistance médicale et de sécurité, y compris les services de voyage, ci-dessous.


Divulgation d'informations personnelles à des tiers

Nous ne divulguerons pas les informations personnelles recueillies par l'application, sauf si vous ou votre organisation nous en donnez l'instruction légale. Nous avons engagé des sous-traitants désignés pour nous aider à fournir les services de TravelTracker. Pour une liste actualisée de ces sous-traitants, veuillez vous référer à la section Services digitaux de gestion des risques liés aux voyages ci-dessus.

 

Assistance médicale et sécurité, y compris les services de voyage

Lorsque vous contactez un de nos centres d'assistance, l'appel est généralement enregistré. Nous faisons cela afin d'améliorer la formation de nos employés et la qualité du service. Si vous ne souhaitez pas être enregistré, veuillez nous en informer et nous vous rappellerons alors sur une ligne non enregistrée.

Afin de vous aider, nous aurons généralement besoin de vous demander des informations personnelles, telles que votre nom, vos coordonnées et l'entreprise pour laquelle vous travaillez, et cela sera enregistré dans notre système de gestion des dossiers. Ces informations sont nécessaires afin de vous identifier et vous répondre et, le cas échéant, conserver une trace de notre entretien. Nous recueillons autant de renseignements personnels que nécessaire dans le seul but de fournir le service que vous exigez de manière sécurisée et efficace. Certains de ces éléments peuvent constituer des données sensibles telles que les informations médicales requises pour vous référer à un fournisseur de soins de santé approprié.

Si nos coordinateurs vous demandent la permission de partager vos données personnelles et vos informations médicales avec votre assureur, ce sera pour leur permettre de mettre en place une garantie de paiement, de sorte qu'il ne vous sera pas demandé de payer vos frais médicaux. Votre consentement nous permettra de soumettre une demande à votre assureur.

Si nos coordinateurs vous demandent la permission de partager des données personnelles ou médicales avec votre employeur, c'est parce que votre employeur nous a demandé de les mettre à jour chaque fois que nous procédons à une assistance afin qu'ils puissent remplir leur devoir de diligence. Ils peuvent également nous demander d'obtenir leur approbation avant de payer vos frais médicaux. Vous pouvez refuser de nous donner votre consentement vis-à-vis du partage de vos informations personnelles, de vos informations médicales ou bien les deux. Lorsque votre employeur nous demandera d'obtenir son approbation avant de prendre des dispositions financières en votre nom, nous pourrions ne pas être en mesure de vous aider si nous n'avons pas votre consentement pour les contacter.

Si nos coordinateurs vous demandent la permission de partager vos informations médicales avec un fournisseur tiers, ce sera pour leur permettre de prendre en votre nom les dispositions pour lesquelles ces informations sont requises par le fournisseur (comme l'admission à l'hôpital).

Les données collectées dans le but de fournir des services d'assistance médicale et de sécurité sont conservées pendant 2 deux ans, puis 1 un an en archive.  Veuillez vous référer à notre politique de conservation, d'archivage et de destruction des données sur https://www.internationalsos.com/privacy.

Nous avons engagé un certain nombre de tiers pour nous aider dans le traitement des données nécessaires à la prestation de nos services d'assistance médicale et de sécurité :

 


Pour plus de détails, veuillez contacter dpo@internationalsos.com


Services médicaux (Centres médicaux)

Si vous vous rendez dans un de nos centres médicaux, par exemple pour une consultation, un traitement médical ou une évaluation de santé au travail, des données personnelles et sensibles seront recueillies dans votre dossier médical, ce qui permettra à notre personnel médical de fournir des conseils médicaux et des traitements appropriés. Nous conservons les dossiers médicaux originaux conformément à la réglementation applicable.

Les dossiers médicaux recueillis pendant la durée de votre traitement sont conservés pendant 3 ans, puis 30 ans en archives. Veuillez vous référer à notre politique de conservation, d'archivage et de destruction des données sur https://www.internationalsos.com/privacy.

Formation et eLearning

International SOS offre des services de formation et nous recueillons des renseignements personnels dans le cadre du suivi d'assiduité ou de complétude, et délivrons des certificats aux candidats.

Les données collectées pendant la durée de votre formation sont généralement conservées pendant 2 ans, puis 1 an en archive. Veuillez vous référer à notre politique de conservation, d'archivage et de destruction des données sur https://www.internationalsos.com/privacy.

Nous travaillons avec des organismes tiers pour nous aider à fournir nos services de formation et d'apprentissage en ligne :

L'utilisation des services de ces tiers dépendra d'un accord individuel qui sera explicite dans le contrat respectif.

Pour plus de détails, veuillez contacter dpo@internationalsos.com

Services de conciergerie 

Nous vous demanderons de fournir des données personnelles et des informations liées à votre carte de crédit (société émettrice de cartes, numéro, date d'expiration) pour vous assister dans le processus de paiement. Nous traitons toutes les informations de paiement conformément à la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security).

Des informations complètes sont disponibles dans la déclaration de confidentialité Aspire https://www.aspirelifestyles.com/en/privacy-policy.

Les données collectées pendant la période de fonctionnement des services de conciergerie sont conservées pendant une durée variable, en fonction du type de données. Veuillez consulter notre politique de conservation, d'archivage et de destruction des données à l'adresse suivante : https://www.internationalsos.com/privacy.

Nous travaillons avec des organismes tiers pour nous aider dans le traitement des données nécessaires à la prestation de nos services de conciergerie :

Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées, veuillez contacter dpo@internationalsos.com

Santé au travail (MedFit)

Nous recevrons votre nom et votre adresse e-mail par le biais de votre employeur via une soumission en ligne sur le portail et ils seront traités dans un système de gestion de cas Orca/eOrca, hébergé dans notre centre de données à Philadelphie, aux États-Unis, ou MedTrack, hébergé dans notre centre de données à Paris, en France. Le personnel autorisé de nos centres d'assistance de Paris et de Johannesburg a accès aux données à caractère personnel.

Au cours de la prestation de services, nous conserverons également les dossiers médicaux pertinents reçus de votre part et nos centres médicaux. À la fin du contrat, International SOS s’acquittera de ces dossiers de santé conformément aux instructions reçues de votre employeur.

Les dossiers médicaux recueillis pendant la durée de votre traitement sont généralement conservés pendant 3 ans, puis 30 ans en archives. Veuillez vous référer à notre politique de conservation, d'archivage et de destruction des données sur https://www.internationalsos.com/privacy.

Nous avons engagé un certain nombre de tiers pour nous aider dans le traitement des données nécessaires à la prestation de nos services :


*hébergement pour Orca/Eorca sur la base d’un accord individuel avec le client

**hébergement pour MedTrack sur la base d’un accord individuel avec le client

Pour plus de détails, veuillez contacter dpo@internationalsos.com

 

Recrutement

Les types de données à caractère personnel que nous vous demandons et la manière dont nous les traitons sont déterminés par les exigences du pays dans lequel le poste est situé, et non par le pays dans lequel vous résidez.

Nous recueillons généralement des données à caractère personnel directement auprès de vous lorsque vous postulez à un poste chez nous, comme votre nom, votre adresse, vos coordonnées, vos antécédents professionnels et scolaires, vos résultats et vos tests. Nous pouvons également collecter des données personnelles vous concernant auprès de tiers, tels que des cabinets de recrutement professionnels, vos références, vos employeurs précédents, les enquêteurs d'International SOS et les fournisseurs de services de vérification des antécédents professionnels, dans la mesure où la législation en vigueur le permet.

Les "données personnelles sensibles" sont un sous-ensemble des données personnelles et comprennent l'origine ethnique, la santé, l'appartenance syndicale, les convictions philosophiques, l'orientation sexuelle, ainsi que d'autres catégories prescrites par la loi. Nous ne cherchons pas à obtenir et ne collectons pas de données personnelles sensibles sur un candidat, sauf si la législation en vigueur nous y autorise (par exemple, le contrôle de l'égalité des chances aux États-Unis).

Nous n'utilisons vos données personnelles que pour des raisons légitimes de gestion des ressources humaines et des affaires, notamment

  • L’identification et l'évaluation des candidats pour un emploi potentiel, ainsi que pour les futurs rôles qui pourraient se présenter ;
  • La tenue de registres relatifs au recrutement et à l'embauche ;
  • Assurer le respect des exigences légales, y compris les exigences et pratiques en matière de diversité et d'inclusion ;
  • La vérification des antécédents criminels, comme le permet la législation applicable ; ou
  • Protéger nos droits légaux dans la mesure autorisée ou permise par la loi.

Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins décrites ci-dessus : lorsque nous avons votre consentement pour le faire ; lorsque cela est nécessaire pour conclure un contrat de travail avec vous ; lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale ; ou lorsque cela est nécessaire pour les besoins de nos intérêts légitimes en tant qu'employeur opérant à l'échelle mondiale.

Destinataires des données et transferts internationaux de données

Vos données personnelles peuvent être consultées par les recruteurs et les enquêteurs travaillant dans le pays où le poste pour lequel vous postulez est basé, ainsi que par les recruteurs et les enquêteurs travaillant dans différents pays au sein de l'organisation mondiale International SOS. Les personnes exerçant des fonctions administratives et le personnel informatique au sein d'International SOS peuvent également avoir un accès limité à vos données personnelles pour effectuer leur travail. Dans certains pays, vous pouvez avoir moins de droits en vertu de la législation locale que dans votre pays de résidence, mais nous avons mis en place des mécanismes juridiques conçus pour assurer une protection adéquate de vos données personnelles qui sont traitées par les filiales et sociétés affiliées d'International SOS au sein du groupe International SOS, y compris le transfert de vos données personnelles vers des pays autres que celui dans lequel vous résidez.

Nous pouvons faire appel à des prestataires de services tiers pour fournir un système logiciel de recrutement. Nous partageons également vos données personnelles avec d'autres prestataires de services tiers qui peuvent nous aider à recruter des talents, à administrer et à évaluer les vérifications et les tests de pré-embauche et à effectuer des vérifications d'antécédents.

Lorsque la loi l'exige, nous mettons en place des mécanismes juridiques conçus pour garantir une protection adéquate de vos données personnelles dans un pays tiers. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur ces mécanismes juridiques, qui peuvent inclure les clauses contractuelles types de l'UE, veuillez nous contacter à l'adresse indiquée à la fin du présent avis de confidentialité.

Conservation des données

Si vous acceptez une offre d'emploi de notre part, toute donnée personnelle pertinente recueillie pendant votre période de pré-embauche fera partie de votre dossier personnel et sera conservée conformément aux exigences spécifiques du pays. Si nous ne vous employons pas, nous pouvons néanmoins continuer à conserver et à utiliser vos données personnelles pendant un certain temps (qui peut varier selon le pays) à des fins d'administration du système, pour vous considérer pour des rôles futurs potentiels et pour effectuer des recherches. Par la suite, nous conservons un minimum de vos données à caractère personnel pour enregistrer votre activité de recrutement chez nous.

Pour plus de détails, veuillez contacter dpo@internationalsos.com

Sites internet d'International SOS

Cookies et technologie de traçage

International SOS Assistance et ses partenaires utilisent des cookies ou des technologies similaires pour analyser les tendances, gérer le site internet, suivre les mouvements de nos utilisateurs sur le site internet et recueillir des informations démographiques sur l'ensemble de notre base d'utilisateurs. Vous pouvez contrôler l'utilisation des cookies de votre propre navigateur, mais si vous choisissez de désactiver les cookies, cela peut limiter l'utilisation de certaines fonctionnalités ou options sur notre site ou service.

Certains de nos fournisseurs de services (par exemple, les prestataires de services d'International SOS qui surveillent notre enquête de satisfaction) utilisent des cookies sur le site d'International SOS. Nous n'avons aucun accès ou contrôle sur ces cookies. Cette déclaration de confidentialité couvre l'utilisation de cookies par le site International SOS uniquement et ne couvre pas l'utilisation de cookies par une tierce personne.

Acceptation et liens vers d'autres sites internet

Ce site peut contenir des liens vers d'autres sites, qui sont là pour votre commodité et non comme l'indication de l'approbation d'International SOS. Ces autres sites peuvent avoir leurs propres politiques que nous ne contrôlons pas, et ne sont donc pas couvertes par cette déclaration ou la politique de protection des données d'International SOS. 

Protection des données pour les mineurs

Nous ne collectons pas sciemment d'informations sur les personnes n'ayant pas atteint l'âge de 18 ans via les services en ligne et le site internet d'International SOS.

 

CCTV – Vidéo-surveillance

La télévision en circuit fermé, également connue sous le nom de vidéosurveillance, est l'utilisation de caméras vidéo pour transmettre un signal à un endroit spécifique, sur un ensemble limité de moniteurs. International SOS utilise ce système uniquement pour dissuader ou détecter les comportements illicites à l’intérieur et autour de ses propriétés et pour soutenir la conduite d'enquêtes

Dans les lieux où International SOS exploite des systèmes de vidéosurveillance, une note de confidentialité est affichée.  Les enregistreurs CCTV sont situés dans des zones à accès restreint et ne sont utilisés que par un personnel spécialement formé. Les enregistrements ne sont pas conservés plus de 90 jours.  Les exigences législatives locales sont respectées.

Combien de temps gardons-nous vos informations personnelles ?

Nous conservons uniquement vos informations personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire, cela étant juridiquement justifié. Lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires, elles seront détruites ou transférées en toute sécurité conformément à l'accord contractuel préalable ou à votre propre préférence. Notre politique de rétention des données est publiée sur https://www.internationalsos.com/privacy

Partage de vos données personnelles

Nous ne vendons en aucun cas vos données personnelles et notre modèle économique ne repose en aucun cas sur de telles actions. 
Vos informations personnelles peuvent être transférées à d'autres sociétés du groupe International SOS ou à des tiers qui nous aident à vous fournir nos services. Ces entreprises peuvent être situées dans un autre pays.

Si nous devons transférer des données personnelles en dehors de l'UE/EEE et que le pays destinataire n'a pas le statut d'adéquation, nous nous assurons que l'organisation à laquelle nous transférons les données est soit certifiée Privacy Shield (si elle est basée aux États-Unis), soit que nous avons appliqué les garanties requises telles que les clauses contractuelles types de la CE. Lorsque nous transférons des données personnelles en dehors de l'UE/EEE vers une autre entité International SOS, nous nous assurons qu'elles restent protégées. Toutes les entités d'International SOS agissant en tant que contrôleur des données ont signé nos règles d'entreprise contraignantes (approuvées par l'autorité française de protection des données, la CNIL) et lorsqu'elles agissent en tant que sous-traitants de données, le transfert de données est protégé par les clauses contractuelles types CE inter-entreprises.

 

Nous vous demanderons d'abord votre consentement chaque fois que nous aurons besoin de transférer des informations personnelles sensibles (telles que des informations médicales) à des tiers autres que nos sous-traitants secondaires, énumérés dans la présente déclaration de confidentialité, ou des fournisseurs avec lesquels vous nous avez explicitement demandé de nous engager en votre nom (par exemple lorsque vous nous demandez de fixer un rendez-vous médical ou une admission dans un hôpital)

Nous ne partageons pas vos informations personnelles avec des tiers sauf si l'une des conditions suivantes ou des raisons s'appliquent :

 

Nous avons un intérêt légitime à le faire

Afin de pouvoir fournir nos services, nous pouvons partager certaines informations personnelles avec des tiers d'une manière que vous attendez, comme par exemple en fournissant votre nom au cabinet médical où vous nous avez demandé de vous fixer un rendez-vous. Nous fournissons également des informations personnelles à d'autres sociétés du groupe International SOS ou à d'autres entreprises ou personnes de confiance pour les traiter pour nous sur la base de nos instructions et dans le respect de la législation sur la protection des données, de notre politique de protection des données et de mesures de confidentialité et de sécurité supplémentaires. Si vous souhaitez obtenir une liste de nos sous-traitants, veuillez contacter dpo@internationalsos.com.

Ou
Vous avez donné votre consentement explicite

Nous vous demanderons votre consentement explicite avant de partager toute information personnelle sensible vous concernant. Nous vous fournirons des explications claires pour vous permettre de faire un choix éclairé. Vous avez le droit de rétracter votre consentement à tout moment. 
Ou
Pour des raisons légales

Nous pouvons transférer vos données personnelles aux autorités, organismes et institutions du gouvernement, mais seulement tel que requis ou permis par la réglementation applicable.

Ou
Pour vérifier vos assurances ou vos avantages sociaux
Dans certains cas, nous pouvons être amenés à informer des tiers tels que votre assureur ou votre employeur, par exemple pour vérifier vos avantages avant de payer vos frais médicaux, et partager certaines de vos données personnelles avec eux. Nous vous demanderons toujours votre consentement si des données sensibles doivent être partagées ou si nous devons partager des informations à d'autres fins auxquelles vous ne vous attendez pas. 

Accéder, corriger ou supprimer vos données personnelles

Vous pouvez demander l'accès, la révision, ou la suppression de vos données personnelles qu'International SOS a recueillies en utilisant notre formulaire de demande de droits aux données en tant que personne concernée : https://app.whispli.com/InternationalSOS-Data-Subject-Rights-Demande. Si vous possédez un compte d'utilisateur, vous pouvez accéder et gérer vos dossiers via notre site internet. Vous pouvez également contacter le centre d'assistance, la clinique, le service médical ou l'employé avec qui vous avez eu affaire. Ou vous pouvez nous écrire en utilisant le lien de contact sur notre site internet.

Si vous disposez d'un compte d'utilisateur, vous pouvez accéder à vos dossiers et les gérer par l'intermédiaire de notre site web. Vous pouvez également contacter le centre d'assistance, la clinique, le service médical ou l'employé avec lequel vous avez eu affaire. Vous pouvez également nous écrire en utilisant le lien de contact de notre site web.

Si votre adhésion à International SOS a été achetée par votre organisation et que vous souhaitez exercer vos droits d'accès, de correction ou de suppression de vos informations de voyage, veuillez contacter directement votre organisation. Lors du traitement de vos informations personnelles dans le cadre de la fourniture de ces services numériques de gestion des voyages et de téléphonie mobile, International SOS n'est autorisé à agir que sur instruction de votre organisation.
Lorsque vous effectuez une demande de droit à des données en tant que personne concernée, 

  1. Il vous sera demandé de fournir à International SOS les détails des données demandées afin de nous aider à les découvrir plus facilement ;
  2. Si vous demandez à corriger vos données, nous pouvons être amenés à vous demander les raisons pour lesquelles ces données doivent être corrigées ;
  3. Il peut vous être demandé de fournir une preuve de votre identité ;
  4. Si nous agissons en tant que responsable du traitement des données au nom de votre employeur, nous devrons lui demander des instructions avant de pouvoir traiter votre demande
  5. Il peut arriver que nous ne soyons pas en mesure de satisfaire votre demande en raison d'obligations légales contradictoires (comme le fait de devoir conserver des dossiers médicaux pendant un certain temps) ou parce que nous avons un autre intérêt légitime que nous considérons comme légal en vertu de la législation applicable en matière de protection des données.

Nous accuserons réception de votre demande dans un délai de 5 jours ouvrables.

Nous nous efforçons de traiter votre demande dans les meilleurs délais et de vous répondre dans un délai maximum de 30 jours civils à compter de la date de réception de votre demande et de vérification de votre identité. Dans certains cas plus complexes ou si vous avez soumis plusieurs demandes, il se peut que nous devions prolonger ce délai de deux mois supplémentaires. Nous vous informerons si une prolongation est nécessaire avant que les 30 jours initiaux ne soient écoulés.

Si International SOS reçoit une demande pour détruire des informations personnelles, nous veillerons à ce que leur reconstitution soit empêchée et veillerons à ce qu'il n'y ait pas de divulgation non autorisée lors de la destruction des données. Pour nous permettre de le faire, nous conserverons un dossier de toutes ces demandes, y compris un minimum d'informations personnelles requises. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse à votre demande de droits des personnes concernées, n'hésitez pas à nous contacter pour en discuter plus avant. Pour plus de détails, voir ci-dessous Comment résoudre les litiges avec International SOS.

 

Comment protégeons-nous vos données ?

  • Nous possédons une certification indépendante à l'échelle du groupe à la norme internationale de sécurité de l'information ISO 27001 https://www.iso.org/isoiec-27001-information-security.html
  • Nous possédons une certification à l'échelle du groupe selon la norme technique de protection des données du Bureau Veritas (GDPR) https://int.lead.bureauveritas.com/en/technical-standard-related-to-personal-data-protection
  • Nous investissons dans le cryptage standard et effectuons des tests de pénétration réguliers et un suivi continu des menaces
  • Nous examinons régulièrement et systématiquement les systèmes de gestion de la sécurité de l'information de tous nos fournisseurs IT tiers.
  • La certification de nos règles d'entreprise contraignantes par l'autorité française de protection des données signifie que vous pouvez être sûr que vos données sont protégées même lorsque nous avons besoin de les transférer à d'autres entités du groupe International SOS
  • Nos responsables de la protection des données surveillent les développements de la réglementation de la protection des données à l'échelle mondiale afin de s'assurer que nous respectons toujours les exigences légales.
  • Nous agissons selon des politiques internes visant à empêcher l'accès ou la divulgation inappropriée ou non autorisée ou la perte accidentelle d'informations personnelles et tous les employés reçoivent une formation régulière sur la protection des données.
  • Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques afin de protéger les données personnelles contre toute utilisation abusive, altération, perte accidentelle ou destruction.

Comment résoudre les litiges avec International SOS?

Pour résoudre un litige, vous pouvez contacter le centre d'assistance, la clinique, le service médical ou l'employé individuel avec lequel vous avez eu affaire. Vous pouvez également nous écrire en utilisant le lien de contact sur notre site web.

 

Vous pouvez également adresser toutes vos demandes, préoccupations ou plaintes concernant le traitement de vos informations personnelles à notre responsable de la protection de la vie privée à l'adresse dpo@internationalsos.com. Si vous êtes basé dans l'UE ou l'EEE, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données, Europe, à l'adresse dpo.europe@internationalsos.com.

 

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont votre demande ou votre préoccupation concernant nos services en ligne est traitée, vous pouvez contacter privacy@internationalsos.com.

 

Nous promettons d'examiner et de traiter toutes les préoccupations et les plaintes dans les meilleurs délais. Nous vous enverrons un accusé de réception de votre demande avec une indication du temps approximatif qu'il nous faudra pour l'examiner dans la semaine suivant sa réception. S'il nous faut plus de deux semaines pour répondre à votre demande, nous vous informerons également régulièrement tout au long de la procédure. Nous nous efforçons de répondre à votre demande dans les meilleurs délais et de vous répondre dans un délai maximum de 30 jours calendrier à compter de la date de réception. Dans certains cas plus complexes ou si vous avez des préoccupations multiples, il se peut que nous devions prolonger ce délai de deux mois supplémentaires. Nous vous informerons si une prolongation est nécessaire avant que les 30 jours initiaux ne soient écoulés.

 

Si nous agissons en tant que responsable du traitement des données au nom d'un contrôleur de données tel que votre employeur, l'employeur d'un parent, une association ou une institution, ou un programme d'assurance ou de services financiers, nous devons d'abord demander des instructions à ce contrôleur de données. Si le contrôleur des données n'est plus en mesure de donner de telles instructions (par exemple, en cas de cessation des activités), International SOS s'engage à répondre de manière indépendante à votre demande ou à votre plainte, dans la mesure du possible.

 

De même, si vous recevez des services d'International SOS par l'intermédiaire d'un tiers tel que celui mentionné ci-dessus, et que vos informations personnelles ont été traitées de manière inappropriée suite aux actions ou inactions de ce tiers, nous ne pouvons être tenus responsables de la résolution des litiges qui en résultent. Dans de tels cas, nous vous dirigerons vers le point de contact approprié.

Vous avez le droit, à tout moment, de soulever vos problèmes auprès d'une autorité de protection des données ou de porter votre affaire devant un tribunal.


Amendements à cette déclaration

Nous révisons régulièrement et, à l'occasion, mettons à jour cette déclaration afin de nous assurer qu'elle reste conforme à la réglementation applicable et à nos politiques de confidentialité et de sécurité des données. Nous vous informerons de ces changements par notification préalable, généralement via le site www.internationalsos.com. Cette déclaration n'a pas pour but de créer des droits contractuels ou d'autres droits légaux ; son but est d'expliquer comment vos données personnelles seront traitées pour permettre l'utilisation des services d'International SOS et comment vous pouvez utiliser vos droits en vertu de la législation de protection des données relative à un tel procédé.